Ixthëni, Comunidad y Territorio A.C.
01Responsable y alcance
Ixthëni, Comunidad y Territorio A.C., en adelante Ixthëni, es responsable del tratamiento de los datos personales que recaba para administrar sus proyectos y operar SIGE, Sistema Integral de Gestión y Evidencias, disponible en https://portal.ixtheni.org/. Este aviso comprende el registro de personas, redes comunitarias, actividades, disponibilidad, reportes y evidencias, incluido el módulo ARPA, Alianza de Redes de Promotoría Ambiental.
Domicilio del responsable: Licenciado Carlos A. Madrazo 217. Colonia Lazaro Cardenas. Querétaro, Qro. C. P. 76087.
Atención de datos personales y solicitudes ARCO: contacto@ixtheni.org.
El aviso se dirige a personas usuarias, gestoras, colaboradoras, integrantes de redes, participantes, enlaces y contactos de emergencia. Se aplica a la información entregada directamente o registrada por personal autorizado, así como a antecedentes históricos incorporados legítimamente al sistema. Otros servicios institucionales con tratamientos distintos deberán contar con información específica.
02Datos personales que se recaban
Según la relación con el proyecto y los campos necesarios, podemos tratar nombre, edad, sexo, domicilio, teléfono, WhatsApp, correo electrónico, fotografía de perfil, función en el proyecto, zona asignada, estado del perfil, cuenta vinculada, roles y permisos.
Para coordinar el trabajo se registran días e intervalos de disponibilidad, redes asignadas, participación como gestor o apoyo, fechas y horarios, lugares, direcciones y coordenadas de actividades y redes. Estas ubicaciones corresponden a puntos registrados para la operación, no a un seguimiento continuo de la ubicación del dispositivo.
Los registros de participantes pueden incluir nombre, teléfono, colonia, tipo de participación y asistencia. Los reportes y evidencias pueden contener fotografías, videos, documentos, descripciones, observaciones, resultados y datos de gastos o apoyos cuando corresponda. Los documentos administrativos pueden contener firmas y otros datos identificativos o patrimoniales proporcionados para comprobar actividades.
También se tratan nombres, parentescos, teléfonos y domicilios de contactos de emergencia; datos de acceso y acciones realizadas en el portal; y datos técnicos necesarios para mantener sesiones, diagnosticar fallas y proteger el servicio, como dirección IP y características del navegador cuando sean registrados por la infraestructura. No se debe incorporar información ajena a las finalidades de este aviso.
03Datos sensibles y consentimiento específico
La ficha personal contempla datos de salud: grupo sanguíneo, alergias, padecimientos crónicos, tratamientos prescritos, medicamentos no prescritos, embarazo y consideraciones relacionadas. Los datos de aseguramiento, proveedor y número de póliza o afiliación requieren igualmente una protección reforzada por su contexto.
Los datos de salud se utilizarán exclusivamente para previsiones de seguridad, atención de emergencias y ajustes razonables de participación. Su recolección debe limitarse a lo estrictamente necesario y requiere consentimiento expreso y por escrito, mediante firma o un mecanismo de autenticación válido, salvo una excepción legal aplicable. Consultar este aviso o aceptar las condiciones del servicio no sustituye ese consentimiento.
Ixthëni no utilizará estos datos para publicidad ni los incluirá en eventos de Google Calendar o reportes públicos. El acceso se limitará al personal que los necesite para las finalidades señaladas. Si una persona no desea proporcionarlos, podrá solicitar una alternativa de coordinación segura; se evaluará la necesidad de cada dato según la actividad.
04Finalidades necesarias
Los datos se utilizan para identificar y administrar cuentas; comprobar permisos; mantener fichas y contactos; integrar y dar seguimiento a redes; programar, reprogramar o cancelar actividades; asignar gestores y apoyos; consultar disponibilidad y evitar cruces de horario; documentar autorizaciones y excepciones; registrar asistencia y resultados; y facilitar la comunicación operativa.
También permiten resguardar evidencias, integrar reportes y comprobaciones del proyecto, conservar antecedentes justificadamente, atender emergencias, prestar soporte, investigar incidentes y cumplir obligaciones legales o contractuales aplicables. Los informes deben privilegiar datos agregados o disociados cuando no sea necesario identificar personas.
Cuando se habilite y autorice la integración con Google Calendar, se utilizarán los datos operativos necesarios para sincronizar las actividades seleccionadas con el calendario institucional conectado.
05Finalidades opcionales y uso de imágenes
La publicación identificable de imágenes, testimonios o nombres en redes sociales, campañas, materiales promocionales y sitios públicos constituye una finalidad adicional a la documentación interna. Se solicitará la autorización correspondiente de manera separada. Negarse no impedirá el uso de las funciones esenciales del portal ni la participación en los proyectos.
Las personas podrán comunicar su negativa o solicitar el cese de estos usos al correo de privacidad indicado en este aviso, señalando el material o finalidad. Una fotografía de perfil o una evidencia cargada en SIGE no equivale por sí misma a autorizar su publicación publicitaria. Para nuevas finalidades incompatibles se informará y recabará el consentimiento que corresponda.
06Integración con Google Calendar
La conexión es opcional y se realizará únicamente cuando la función esté habilitada y la persona facultada autorice el acceso mediante Google. SIGE no solicita ni almacena la contraseña de Google. El permiso previsto permite consultar, crear, modificar y eliminar eventos en calendarios propiedad de la cuenta que autoriza; su alcance técnico puede ser mayor que los eventos que SIGE necesita gestionar.
La operación de SIGE se limitará al calendario institucional configurado y a los eventos vinculados con sus actividades. Los datos utilizados podrán comprender identificador de calendario y evento, título, red, fecha, hora, zona horaria, lugar, descripción operativa y nombres del gestor y del apoyo. No se incorporarán datos de salud, domicilios personales ni contactos de emergencia. No se enviarán invitaciones a terceros sin una acción o configuración expresamente autorizada.
Para mantener la conexión podrán conservarse credenciales de autorización, vigencia de acceso, permisos concedidos e identificadores de sincronización. Las credenciales deberán estar protegidas y su acceso restringido. La sincronización podrá reflejar cambios o cancelaciones de las actividades vinculadas, sin modificar eventos ajenos al portal.
El uso y la transferencia de información recibida de las API de Google se ajustarán a la Google API Services User Data Policy, incluidos sus requisitos de uso limitado: https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy. Estos datos no se venderán ni utilizarán para publicidad, elaboración de perfiles comerciales o entrenamiento de modelos generales de inteligencia artificial. El acceso humano a datos obtenidos de Google requerirá consentimiento específico o una excepción permitida por dicha política.
La persona que autorizó podrá retirar el acceso desde https://myaccount.google.com/connections y solicitar la desconexión y eliminación de los datos de integración al correo de privacidad. Al tramitar la desconexión se retirarán las credenciales almacenadas y cesará la sincronización. Revocar el acceso no borra por sí solo eventos ya creados en Google ni los registros originales de actividades en SIGE. La supresión de cada conjunto de datos se atenderá conforme a su finalidad y las obligaciones de conservación aplicables.
07Acceso interno y proveedores tecnológicos
El acceso a la información se determina por funciones y permisos. Tener una cuenta no autoriza a consultar todas las fichas, evidencias o datos sensibles. El personal con acceso está sujeto a confidencialidad y debe utilizar la información únicamente para las tareas autorizadas.
La operación utiliza servicios de alojamiento de Hostinger y almacenamiento de archivos de Cloudflare R2. Google interviene en la integración de calendario cuando se autorice. Estos servicios pueden procesar información en infraestructura fuera de México, conforme a sus condiciones y a los instrumentos de protección de datos aplicables. Ixthëni debe exigir a quienes traten datos por su cuenta medidas de protección y uso limitado a sus instrucciones.
Al cargar mapas o abrir enlaces de ubicación, el navegador puede comunicarse con proveedores cartográficos, como OpenStreetMap o Google Maps, que reciben datos técnicos de conexión. No deben enviarse a estos proveedores datos de fichas personales innecesarios.
08Transferencias de datos
Ixthëni no vende datos personales. Podrá comunicar la información mínima necesaria a autoridades ante un requerimiento legal; a servicios de emergencia en los supuestos permitidos; y a instituciones vinculadas con la ejecución, supervisión o comprobación de proyectos, cuando exista una base jurídica suficiente.
Si un proyecto requiere entregar datos identificables a financiadores, dependencias u organizaciones que actúen como responsables independientes, se informará su identidad, finalidad y condiciones antes de la transferencia y se solicitará consentimiento cuando proceda. La participación en ARPA no implica una autorización indiscriminada para compartir expedientes completos. Las comunicaciones a encargados tecnológicos se sujetarán a los instrumentos correspondientes y no autorizan usos propios ajenos al servicio.
09Conservación y eliminación
Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para la relación con el proyecto, la operación del sistema y las obligaciones de comprobación o responsabilidades aplicables. No se conservarán indefinidamente sólo por conveniencia. Concluida la finalidad, se eliminarán o disociarán; cuando exista una obligación de conservación, se bloqueará su uso para otras finalidades.
Los antecedentes históricos se mantendrán sólo con una finalidad documental justificada y acceso limitado. Cambiar al gestor actual no altera por sí mismo la autoría histórica. Los datos de salud se revisarán para suprimir los que dejen de ser necesarios. Los respaldos seguirán su ciclo de retención y no se usarán para reactivar datos cancelados en la operación ordinaria.
La baja de una cuenta no equivale a la eliminación inmediata de todo el expediente. Quien solicite cancelación recibirá información sobre los registros que puedan suprimirse y los que deban conservarse, junto con la causa y el plazo o criterio aplicable.
10Derechos ARCO y revocación
Puede solicitar acceso a sus datos, rectificación de información inexacta, cancelación y oposición al tratamiento. También puede revocar su consentimiento o limitar el uso o divulgación. Dirija su solicitud al correo institucional de privacidad indicado al inicio, con el asunto “Datos personales SIGE”.
Incluya nombre, medio para recibir respuesta, descripción del derecho y de los datos involucrados, y elementos que permitan localizar el registro. Para rectificación, indique la corrección y aporte su sustento. Será necesario acreditar identidad y, en su caso, representación por un medio seguro; no envíe contraseñas ni datos de salud innecesarios.
Las solicitudes ARCO se responderán en un máximo de veinte días hábiles desde su recepción; si proceden, se harán efectivas dentro de los quince días hábiles siguientes a la respuesta. Las ampliaciones justificadas y los requerimientos de información se sujetarán a la legislación aplicable. El ejercicio será gratuito, salvo costos de reproducción o envío legalmente permitidos.
La revocación no tiene efectos retroactivos y puede limitar funciones que requieran los datos o permisos retirados. La cancelación puede estar sujeta a bloqueo por obligaciones legales. Cualquier negativa deberá ser fundada. Si considera vulnerados sus derechos, puede acudir a la autoridad federal competente en protección de datos personales en posesión de particulares.
11Seguridad y cookies
Ixthëni aplicará medidas administrativas, técnicas y físicas proporcionales al riesgo, con controles de acceso, protección de credenciales, respaldos y resguardo de la información sensible. Ningún sistema está libre de riesgos. Cuando una vulneración afecte significativamente los derechos patrimoniales o morales de las personas, se les informará para que puedan adoptar medidas de protección.
SIGE utiliza cookies y almacenamiento del navegador necesarios para la sesión, seguridad y preferencias de interfaz. Bloquearlos puede afectar el funcionamiento. Cualquier uso adicional de analítica o publicidad que requiera consentimiento deberá informarse y habilitarse mediante la elección correspondiente; este aviso no autoriza rastreo publicitario indiscriminado.
12Datos de terceros y personas menores de edad
Quien registre contactos de emergencia o participantes debe informarles del tratamiento y facilitarles este aviso. La persona que carga información debe contar con una base legítima y no puede consentir en nombre de otra sin facultades para ello.
La recolección de datos e imágenes de niñas, niños o adolescentes exige las medidas y autorizaciones de sus representantes que correspondan, atendiendo a su interés superior. No se publicarán sus datos identificables por el solo hecho de asistir a una actividad.
13Cambios al aviso
Las actualizaciones se publicarán en el portal, en la sección Aviso de privacidad, con su fecha de revisión. Los cambios sustanciales se comunicarán por medios institucionales adecuados y, si implican nuevas finalidades o tratamientos sujetos a consentimiento, se solicitará la autorización correspondiente antes de aplicarlos.
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